How can you create a professional voicemail message using AI?

To create a voicemail greeting with AI, simply write the text you want, choose a synthetic voice from the available options, then generate the audio file. Voconix offers settings to adjust the quality of the mix, to achieve a professional result. No technical skills are required, and the process is fully guided.

What are the advantages of an AI voice message generator for SMEs?

An IA voice message generator enables SMEs to create professional announcements without the need for a recording studio. It offers a fast, cost-effective and flexible solution for updating messages as required (timetables, promotions, etc.). Modern synthetic voices guarantee a clear, natural sound, while reducing production costs and times.

Can multilingual voice messages be generated (French, English, German, Spanish, Italian)?

Yes, Voconix can generate voice messages in several languages, including French, English, German, Spanish and Italian. Simply enter the text in the desired language and select a suitable voice to obtain a clear, natural message, whatever the idiom.

How can I correct the pronunciation of names or technical terms in a voice message?

Voconix offers tools for adjusting the pronunciation of specific words, such as proper nouns or technical terms. The user can indicate the desired pronunciation via simplified phonetics or by recording an audio example. This ensures that complex or unusual terms are correctly rendered in the final message.

How quickly can you generate a professional voicemail message ?

A professional voicemail message can be generated in just a few minutes. After entering the text and selecting the parameters (voice, tone, music), the audio file is produced almost instantaneously. The total duration depends mainly on the length of the text and the customisations applied.

What is a pre-hook message and how do I create one?

A pre-hook message is an announcement played before a call is answered by an operator or service. It is used to inform the caller (e.g. "Your call is important to us") and to manage waiting times. With Voconix, all you have to do is write the text, choose a voice and music if required, then generate the file for integration into the telephone system.

Is Voconix suitable for call centres and switchboards?

Yes, Voconix is designed to adapt to the needs of call centres and switchboards. The audio files generated (MP3 or WAV) are compatible with most infrastructures, including IPBXs and cloud solutions. The tool can also be used to create dynamic messages adapted to variable call flows.

What are the strengths of Voconix compared with other voicemail generators?

Voconix stands out for the quality of its synthetic voices, its ease of use and its seamless integration with existing telephone systems. It also offers a large library of royalty-free music generated via AI, memory for difficult pronunciations, a message history for updates, and a free trial period to test its features.

Can Voconix be easily integrated with existing telephone systems?

Yes, Voconix generates audio files in MP3 or WAV format, compatible with most telephone systems (IPBX, PABX, cloud standards). The files can be imported directly into existing infrastructures or sent to a third-party installer for fast, uncomplicated integration.

How can I personalise a telephone on-hold message with music?

With Voconix, it is possible to add royalty-free or commercial music-on-hold to a voice message by selecting background music from the integrated library. The user can adjust the volume of the music in relation to the voice, as well as its duration, for a balanced result. The music offered can be used at no extra cost and is suitable for professional use (excluding Sacem and SCPA fees for commercial music).

How do I deliver voice messages to a third-party installer?

Once the voice message has been generated, it can be downloaded from the Voconix platform in MP3 or WAV format. You can also enter your telephone installer's contact details so that they can be notified when your new message is available. These standardised formats make it easy to integrate directly into telephone systems, without the need for additional conversion.

Can I test the generation of voice messages for free before buying?

Yes, Voconix offers a free trial version that lets you create, listen to and download a complete voice message. This option allows you to evaluate the quality and ease of use of the tool before subscribing to a paying package, with no commitment and no credit card required.

Does Voconix offer a message history for easy updating?

Voconix keeps a history of all voice messages created in your user space. This allows you to consult, modify or reuse your old messages in just a few clicks, simplifying updates without having to recreate everything. The length of time your messages are kept depends on the subscription package you have chosen.

What file formats are available for voice messages?

Voice messages generated by Voconix are available in MP3 and WAV. The wav format is already compressed in quality to adapt to all telephony systems, PABX, IPBX and Centrex.

How do I add royalty-free music-on-hold to a voicemail message?

Voconix includes a library of high-quality, royalty-free on-hold music that we have specially generated using the latest AI technology. You can select music, associate it with your voice message, and adjust its volume or duration according to your needs. This music can be used at no extra cost and with no legal constraints.

How much does an IA Voconix professional voice message cost?

The price of a professional voice message with Voconix depends on the package chosen. Prices vary according to the volume of messages generated, personalisation options and features included (such as access to premium voices or on-hold music). A free trial version is available to evaluate the service before taking out a subscription or package tailored to your needs.

Are there any hidden charges for commercial or royalty-free music?

No, Voconix does not charge any hidden fees. Royalty-free music offered in the library is included in the subscription at no extra cost. For commercial music, you will need to declare use to SACEM and/or SCPA and fees may apply.

Does Voconix offer royalty-free music with no PRS or PPL fees?

Yes, Voconix includes a selection of royalty-free on-hold music that can be used with no PRS or PPL fees. It is included in your plan and can be legally added to any voicemail message at no extra cost.

Does Voconix offer dedicated technical support for SMEs?

Voconix offers technical support for SMEs, available by email, chat or telephone. The team responds to requests during the week and helps users to create, integrate and personalise their voice messages.

Can I try Voconix with no commitment?

Yes, Voconix allows you to test its service free of charge with no obligation. The trial version gives access to all the basic functions, including the generation of voice messages, in order to evaluate the solution before subscribing to a paying package.

Does Voconix offer assistance for creating voice messages?

Yes, Voconix offers support to help users create their voice messages. This includes step-by-step guides, advice on writing texts, and technical support available to answer specific questions related to personalising or integrating messages.

How do I contact Voconix support if I need help?

Voconix support can be contacted by email at support@voconix.com, via the platform's integrated chat facility, or by telephone during working hours. Requests are dealt with within 24 hours on weekdays, and priority assistance may be offered depending on the packages subscribed to.

Does Voconix offer advice on optimising voice messages?

Voconix provides resources and best practices for optimising your voice messages, such as sample scripts, recommendations on the tone to adopt, and tips for improving the listening experience. Personalised support can also be provided to suit your needs.

Annonce fermeture et congés : messages prêts à l’emploi et création en 2 minutes

Une annonce de fermeture ou de congés est un message vocal diffusé sur votre accueil téléphonique pour prévenir vos appelants qu’aucun interlocuteur n’est disponible pendant une période donnée. Contrairement à un message d’absence ponctuel, elle s’applique à une période identifiée à l’avance : vacances d’été, fêtes de fin d’année, fermeture exceptionnelle ou absence imprévue. Sans elle, l’appelant retombe sur un répondeur générique ou une sonnerie qui s’éternise, sans aucune information sur la raison ni la durée de l’absence.

Ce guide vous accompagne pas à pas pour préparer la vôtre, quelle que soit l’occasion : quels messages utiliser pour la diffuser, des dizaines de modèles à adapter, les pièges les plus fréquents, et la marche à suivre pour la créer en quelques minutes avec Voconix.

Les 4 éléments indispensables d’une annonce de fermeture

Quelle que soit l’occasion, une annonce de fermeture efficace contient toujours les quatre mêmes éléments. En oublier un, c’est risquer la frustration de l’appelant ou des appels répétés inutiles.

La raison de la fermeture

Congés, fermeture exceptionnelle, salon professionnel, maintenance : un mot suffit pour rassurer l’appelant sur la légitimité de l’absence.

Les dates précises

Date de fermeture et surtout date de réouverture. Sans date de retour claire, l’appelant ne sait pas quand rappeler et risque de se tourner vers un concurrent.

Une alternative de contact

Email, numéro d’urgence, site web : une option pour les demandes qui ne peuvent pas attendre votre retour.

Un remerciement

Une formule de politesse qui remercie l’appelant pour sa compréhension, pour terminer le message sur une note positive.

Sur quels messages diffuser votre annonce de fermeture ?

Une annonce de fermeture peut être diffusée sur plusieurs messages selon votre volume d’appels et votre organisation. Voici comment répartir l’information sur chacun.

Le répondeur

Le plus évident : si personne ne décroche, l’appelant doit immédiatement entendre l’annonce complète, avec dates et alternative de contact. C’est le message prioritaire à mettre à jour.

Le pré-décroché

Si vous recevez beaucoup d’appels pendant les jours précédant la fermeture, ajoutez une version courte de l’annonce en pre-hook pour prévenir l’appelant avant même la mise en relation.

L’attente téléphonique

Si une partie de votre équipe reste joignable (astreinte, service réduit), telephone hold peut rappeler les dates de fermeture du service complet pendant que l’appelant patiente.

IVR

Pour les entreprises avec plusieurs services, le SVI peut orienter directement vers le service resté actif, ou rappeler la date de retour avant de proposer de laisser un message.

15 scripts d’annonce de fermeture et congés prêts à copier

Adaptez ces modèles à votre entreprise et créez le fichier audio correspondant en quelques minutes avec Voconix.

Summer holidays

Message générique

« Bonjour, vous avez joint [Entreprise]. Nous sommes fermés pour congés d’été du [date] au [date]. Nous serons ravis de vous accueillir à nouveau dès le [date de retour]. Merci de votre compréhension et à très bientôt. »

Commerce / boutique

« Bienvenue chez [Boutique]. Notre magasin est fermé pour congés annuels du [date] au [date]. Retrouvez-nous dès la réouverture, ou consultez nos nouveautés sur notre site internet en attendant. À très vite ! »

Artisan avec astreinte urgence

« Bonjour, vous avez contacté [Entreprise]. Nous sommes en congés du [date] au [date]. Pour toute urgence durant cette période, contactez [Nom] au [numéro]. Pour le reste, laissez-nous un message, nous vous recontacterons à notre retour. »

Fêtes de fin d’année

Noël et jour de l’an

« Bonjour et joyeuses fêtes ! [Entreprise] est fermée du [date] au [date] pour les fêtes de fin d’année. Nous reprenons nos activités le [date]. Toute l’équipe vous souhaite une excellente fin d’année. À très vite ! »

Avec service réduit

« Bonjour, vous avez joint [Entreprise]. Nos bureaux sont fermés du [date] au [date] pour les fêtes de fin d’année. Un service minimum reste joignable au [numéro] pour les urgences. Toute l’équipe vous souhaite de très belles fêtes. »

Cabinet professionnel

« Bonjour, vous êtes bien au cabinet [Nom]. Nous serons fermés du [date] au [date] pour les congés de fin d’année. Pour toute urgence, contactez [contact]. Nous vous souhaitons de très belles fêtes et vous retrouvons dès le [date]. »

Ponts et jours fériés

Pont court (1 à 2 jours)

« Bonjour, vous avez joint [Entreprise]. Nos bureaux sont fermés le [date] à l’occasion du pont du [jour férié]. Nous serons de nouveau disponibles dès le [date de retour]. Merci de votre compréhension. »

Jour férié isolé

« Bonjour, [Entreprise] est fermée aujourd’hui [date] en raison du jour férié. Nous reprenons nos activités normales dès demain [date]. À très vite ! »

Exceptional closure

Salon professionnel

« Bonjour, vous avez joint [Entreprise]. Notre équipe est exceptionnellement absente du [date] au [date] pour participer au salon [nom]. Laissez-nous un message, nous vous recontacterons dès notre retour le [date]. »

Travaux ou maintenance

« Bonjour, vous avez joint [Entreprise]. Nos locaux sont exceptionnellement fermés du [date] au [date] pour des travaux de rénovation. Nous vous accueillons à nouveau dès le [date]. Merci de votre patience. »

Formation de l’équipe

« Bonjour, vous avez joint [Entreprise]. Notre équipe est en formation le [date]. Nous reprenons nos appels dès le [date de retour]. Vous pouvez nous laisser un message, nous vous recontacterons rapidement. »

Fermeture annuelle (industrie, BTP)

Fermeture annuelle BTP

« Bonjour, vous avez joint [Entreprise]. Conformément à notre fermeture annuelle, nos chantiers et bureaux sont fermés du [date] au [date]. Nous reprenons nos activités le [date]. Pour toute urgence, contactez [contact]. »

Site industriel

« Bonjour, vous avez joint le site [Entreprise]. Notre établissement est fermé pour congés collectifs du [date] au [date]. La production reprendra le [date]. Merci de votre compréhension. »

Absence imprévue

Absence ponctuelle

« Bonjour, vous avez joint [Entreprise]. Nous sommes exceptionnellement fermés aujourd’hui. Nous serons de nouveau disponibles dès le [date]. Merci de votre compréhension et à très vite. »

Congé maladie ou imprévu

« Bonjour, vous avez joint [Entreprise]. En raison d’une absence imprévue, nous ne sommes pas joignables jusqu’au [date]. Laissez-nous un message avec vos coordonnées, nous vous recontacterons dès notre retour. »

Les erreurs à éviter dans votre annonce de fermeture

Oublier de remettre le message normal au retour

Un répondeur qui annonce encore une fermeture passée envoie un signal d’amateurisme. Avec Voconix, conservez votre message habituel en historique et rebasculez-y en un clic à votre retour, sans tout réenregistrer.

Ne pas indiquer de date de retour précise

« Nous sommes fermés » sans date pousse l’appelant à se tourner vers la concurrence plutôt que d’attendre dans l’incertitude. Une date précise, même approximative, rassure et retient l’appelant.

Ne proposer aucune alternative en cas d’urgence

Pour les artisans, professions de santé ou services sensibles, l’absence de contact d’urgence fait perdre des clients qui ne peuvent pas attendre. Un numéro d’astreinte ou un confrère relais limite cette perte.

Improviser le message la veille du départ

Un message enregistré à la dernière minute, dans le bruit ou avec hésitation, nuit à l’image professionnelle. Anticipez sa création quelques jours avant la fermeture.

Oublier de fermer les créneaux de réservation en ligne

Si votre activité repose sur la prise de rendez-vous en ligne, pensez à bloquer les créneaux pendant la période de fermeture pour éviter les réservations non honorées.

Musique d’attente et droits d’auteur pendant votre fermeture

Si vous personnalisez votre musique d’attente pour la période de fermeture (ambiance estivale, musique de fêtes), sachez que des droits SACEM et SCPA peuvent s’appliquer si vous diffusez une musique du commerce. Notre guide complet sur les droits SACEM et SCPA détaille les montants exacts selon votre nombre de lignes et les alternatives sans droits à payer.

Créez votre annonce de fermeture en 2 minutes avec Voconix

Pas besoin de studio ni d’enregistrement improvisé. Avec Voconix, votre annonce de fermeture est prête en quatre étapes :

1. Choisissez un modèle ou rédigez votre texte

Adaptez l’un des 15 scripts ci-dessus à votre entreprise, ou rédigez votre propre message selon votre occasion.

2. Choisissez votre voix habituelle

Réutilisez la même voix que vos autres messages (pre-hook, answering machine) pour rester cohérent même pendant la fermeture.

3. Ajoutez une musique si besoin

Sélectionnez une musique parmi plus de 10 000 titres pour habiller votre message d’attente pendant la période.

4. Téléchargez et programmez la bascule

Le fichier est prêt en 30 secondes. Programmez son activation et conservez votre message habituel en historique pour basculer dessus dès votre retour, via automatic delivery à votre installateur.

Voconix

Ne laissez plus aucun appel sans réponse pendant vos congés

Créez votre annonce de fermeture avec la même voix que vos autres messages, programmez son activation, et reprenez votre message habituel en un clic à votre retour. Premier message gratuit, sans carte bancaire.

Créer mon annonce de fermeture gratuitement

FAQ : annonce fermeture et congés

Toutes les réponses sur l’annonce de fermeture et congés pour votre accueil téléphonique : contenu, diffusion, création avec Voconix.

Que doit contenir un message de répondeur pour congés ?

Quatre éléments essentiels : la raison de la fermeture, les dates précises de fermeture et de réouverture, une alternative de contact pour les urgences, et un remerciement pour la compréhension de l’appelant.

Combien de temps avant la fermeture faut-il enregistrer l'annonce ?

Idéalement quelques jours avant le départ, pour éviter l’improvisation de dernière minute. Si vous recevez beaucoup d’appels, vous pouvez même l’activer une semaine avant pour prévenir vos clients à l’avance.

Faut-il mettre l'annonce sur le répondeur, le pré-décroché ou les deux ?

Le answering machine est prioritaire car c’est lui qui transmet l’information complète. Le pre-hook est utile en complément si vous recevez beaucoup d’appels avant la fermeture, pour prévenir dès la première seconde.

Comment annoncer une fermeture exceptionnelle non liée aux congés ?

Le même format fonctionne : raison (salon, travaux, formation), dates précises, alternative de contact, remerciement. Seul le motif change par rapport à une annonce de congés classique.

Comment éviter d'oublier de remettre le message normal après les congés ?

Programmez un rappel dans votre agenda le jour de la reprise. Avec Voconix, vous pouvez aussi conserver votre message habituel dans votre historique et y rebasculer en un clic, sans avoir à le réenregistrer.

Faut-il indiquer un numéro d'urgence pendant la fermeture ?

Pour les activités où l’urgence est fréquente (artisans, professions de santé, services techniques), oui : un numéro d’astreinte ou un confrère relais évite de perdre les demandes urgentes pendant votre absence.

Comment gérer la musique d'attente pendant les fêtes ou les congés ?

Vous pouvez personnaliser votre musique d’attente pour l’occasion. Si vous diffusez une musique du commerce, des droits SACEM et SCPA s’appliquent : consultez notre guide dédié pour les détails.

Peut-on automatiser l'activation et la désactivation de l'annonce de fermeture ?

With Voconix, vous créez le fichier à l’avance et le programmez avec votre installateur. Vous évitez ainsi l’oubli d’activation comme de désactivation.

Quelle voix choisir pour une annonce de congés ?

La même voix que vos autres messages professionnels, pour rester cohérent. Le ton peut être légèrement plus chaleureux pour une annonce de congés que pour un message d’accueil standard.

Comment annoncer une absence imprévue (maladie, urgence) ?

Restez simple et rassurant : indiquez l’absence sans détailler la raison si elle est personnelle, donnez une date de retour estimée même approximative, et proposez de laisser un message pour être recontacté.

Faut-il aussi fermer les créneaux de réservation en ligne ?

Oui, si votre activité repose sur la prise de rendez-vous ou le click and collect, bloquez les créneaux correspondant à votre période de fermeture pour éviter les réservations non honorées.

Combien coûte la création d'une annonce de fermeture avec Voconix ?

Le premier message est gratuit, sans carte bancaire. Les forfaits suivants s’adaptent au nombre de messages à créer. Consultez les tarifs sur https://voconix.fr/#tarif.